Da Excel a Pentaho: l’evoluzione dei dati

C’è poco da dire, quasi tutte le aziende utilizzano Excel, dopotutto si tratta di un software potentissimo con cui è possibile realizzare un’infinità di cose.

Vi faccio un esempio: essendo uno strumento ideato per la pianificazione finanziaria dell’azienda e/o del singolo individuo, attraverso questo programma si possono completare tantissimi calcoli in poco tempo e programmare al meglio la propria attività aziendale.

All’inizio veniva definito come un “foglio di calcolo” completo, ma ora questa definizione è piuttosto riduttiva, perché questi calcoli possono essere accompagnati da immagini ed innumerevoli dettagli presi in prestito da altri software del gruppo Microsoft.

Ma non è tutto oro ciò che luccica, e con questo non voglio dire che Excel non sia un programma utile all’azienda, ma spesso la moltitudine di dati con cui abbiamo a che fare risulta confusionaria e poco pratica. Ecco perché in nostro aiuto arrivano nuovi strumenti capaci di elaborare un’infinita quantità di dati. Uno di questi è Pentaho, suite di business intelligence per la data analytics.

So che il nome per alcuni potrebbe suonare come astratto, ma vi dico subito una cosa: attraverso questo software potremmo fare un’infinità di azioni, e soprattutto, sfruttare le pratiche dashboard per visualizzare i file giganteschi e confusionari che di solito ci appaiono su Excel.

L’idea è stuzzicante, non è vero? Prima di illustrarvi il software Pentaho e come creare un report con esso, vi voglio parlare dell’importanza della data analytics in azienda.

Pentaho: L’importanza della Data Analytics

Nel mercato odierno, l’analisi dei dati svolge un ruolo importante per il successo di un’azienda. Attraverso questa analisi riuscirete a prendere le decisioni più utili per il vostro business.

Siamo nel 2017, viviamo nell’era digitale, quindi non dobbiamo sfuggire al progresso, ma provare a capirlo ed adeguarci alla sua velocità. Utilizzare gli strumenti di analisi come Pentaho all’interno del proprio business non è solo un’opzione, ma una necessità per restare competitivi e contrastare l’ascesa degli altri competitors.

Che benefici potrebbe portare all’azienda?

Le aziende più progredite stanno già sfruttando la grande quantità di dati disponibili all’interno e all’esterno della loro organizzazione per generare intuizioni significative, che possono essere utilizzate per prendere decisioni in grado di creare risultati più ottimali.

Un esempio concreto può essere fatto con la clientela, dato che per ogni azienda che vende un prodotto e/o un servizio, il rapporto con i propri clienti risulta fondamentale. Le aspettative dei clienti sono in costante evoluzione, e diventa difficile decifrarle con i comuni strumenti aziendali o attraverso gli scomodi e infiniti schedari.

Ecco che attraverso la big data analytics, le aziende riescono a monitorare in velocità e comodità tutti i dati, che magicamente, appaiono ordinati e precisi nelle dashboard. Attraverso questa visualizzazione, possono prendere rapidamente decisioni basate su fattori certi, che riescono a stare al passo con il cambiamento delle tendenze e gusti della clientela. Le organizzazioni basate sull’analisi dei dati offrono agilità ed un’architettura flessibile. Una volta provato questo sistema, diventa difficile farne a meno in futuro.

L’evoluzione negli anni dell’analisi dei dati

Negli ultimi tre decenni, l’analisi dei dati si è evoluta in modo inesorabile, e siamo passati dalla capacità di decifrare a stento il presente alla capacità di “predire ciò che accadrà” in futuro.

Ma come dicevamo in precedenza, il passaggio agli strumenti di analisi – di cui fa parte anche Pentaho – è diventato una necessità. Stando ad una ricerca pubblicata su Forbes, negli ultimi due anni sono stati generati più dati rispetto a tutta la precedente storia dell’umanità. Il problema che però emerge da questa ricerca è che solo lo 0,5 di tutti questi dati è stato analizzato e sfruttato a dovere.

C’è da preoccuparsi? Un po’ sì, ma i progressi tecnologici hanno aperto a nuove intuizioni difficilmente realizzabili in passato. Quindi bisogna prendere delle iniziative già a livello organizzativo.

Il Chief Data Officer e il Chief Analytics Officer sono due ruoli esecutivi introdotti negli ultimi anni per aiutare le organizzazioni a sfruttare la loro immensa mole di dati come un vantaggio competitivo, per guidare l’innovazione, migliorare l’esperienza e capire al meglio i clienti. Questi dirigenti non temono il fatto di dover analizzare troppi dati. Ci sono mille opportunità inutilizzate per sfruttare il 90% dei dati aziendali non strutturati.

Uno dei principali campionati sportivi americani – baseball – è un buon esempio di un’organizzazione che sfrutta al meglio la funzione di analisi dei dati, applicandola per ridurre le spese, ad esempio riducendo la necessità per molte squadre di volare da città a città. Per la stagione 2016-2017, dovevano essere presi in considerazione migliaia di vincoli legati al viaggio, alla fatica dei giocatori, al biglietto, alla disponibilità degli stadi ecc. Con 30 squadre e 1.230 partite in una stagione regolare che si estende da ottobre a aprile, sono disponibili trilioni di opzioni da analizzare.

La MLB ha usato uno strumento come Pentaho per la Big Data Analytics per generare questi risultati:

• Sono stati ridotti del 26% i casi di squadre che giocano quattro partite in cinque giorni;
• Sono aumentate del 23% le squadre che giocano senza viaggiare;
• Ha permesso ad ogni squadra del campionato di comparire in una delle prime reti televisive della lega almeno una volta, un risultato mai raggiunto prima d’ora;

Tecnologia a parte, è stata creata “ovviamente” una strategia ad hoc per migliorare l’esperienza di tutti coloro che sono stati coinvolti – inclusi giocatori, appassionati, arbitri e reti televisive. Senza uno strumento di analisi come Pentaho sarebbe stato difficile, se non impossibile, raggiungere determinati risultati in termini di efficienza economica e gestionale.

Pentaho = Efficienza Economica & Gestionale

Tornando a noi, un obiettivo primario del mondo digitale è facilitare la comprensione di una grossa mole di dati per raggiungere grandi risultati in modo più rapido. I vincitori saranno quelli che si concentrano sul raggiungimento dei risultati aziendali attraverso l’analisi dei dati. I perdenti saranno quelli che pensano solo alla tecnologia senza sfruttarla in modo opportuno.

I dati sono la valuta del business moderno e i produttori di software di business analytics come Pentaho stanno cercando il giusto mix per portare valore a questi dati. Come? attraverso una preparazione più semplice e funzionale dei dati stessi.

Una volta che i vari modelli sono stati creati attraverso Pentaho, possiamo visualizzarli in comodità risparmiando tantissimo tempo, e concentrarci su più lavori.

Tra l’altro, Pentaho offre anche agli sviluppatori un vantaggio protettivo con il suo Adaptive Execution Layer, che offre ai suoi utilizzatori la funzionalità: “Create once, run anywhere“. Questo componente semplifica la fusione dei dati e consente allo sviluppatore di lavorare con una combinazione di fonti.

Ora che abbiamo introdotto le potenzialità della big data analytics, iniziamo a vedere qualcosa in più riguardo a Pentaho, lo strumento che ci permette di leggere ed analizzare questi dati.

Pentaho: la nascita del software in grado di analizzare i dati

Nato nel 2004 ad Orlando, in Florida, Pentaho è il nome di un applicativo server e desktop per la Big Data Analytics. Una delle caratteristiche principali di Pentaho è il suo presentarsi come una piattaforma di facile utilizzo ed intuitiva, anche per chi si avvicina da neofita al settore dell’analisi statistica dei dati aziendali.

Oggi Pentaho viene fornito al cliente con la possibilità di scegliere tra due tipologie di licenza su modello di business open core: una versione per l’utilizzo aziendale, divisa in Basic, Professional ed Enterprise, con servizio di abbonamento annuale e comprensiva di licenza commerciale e una versione denominata “community” interamente open source.

Tra le numerose suite offerte da Pentaho ne troviamo una in particolare dedicata alla creazione di reporting di tipo relazionale ed analitico, Pentaho Report Designer.

Con Pentaho Report Designer è dunque possibile creare report in formato HTML, Excel, PDF, XML e molti altri per la raccolta e l’analisi di informazioni significative. A differenza di Excel però, il report su Pentaho viene visualizzato in modo pratico e ben delineato attraverso dashboard funzionali. Immaginate alcuni fogli di calcolo chilometrici visualizzabili in poche schermate… questa è la grande potenzialità di Pentaho.

Come creare un report con Pentaho

Prima di scoprire come creare un report con Pentaho è necessario assicurarsi di installare la suite in un ambiente Java. Una volta installato il programma si può procedere in due diversi modi: utilizzare Pentaho Report Wizard, una procedura guidata che permette la creazione di report standard, oppure creare un report da zero e quindi fargli assumere caratteristiche personalizzate in base alle proprie esigenze d’analisi.

Ora che abbiamo la nostra area di lavoro è arrivato il momento di selezionare l’origine dei dati dal menù Data, questa può essere un database SQL così come OLAP, individuabile sotto forma di scheda nell’area di lavoro. Selezionando il Datasource è inoltre possibile impostare anche altri elementi, come ad esempio l’inserimento delle query ed altri parametri. Per quanto riguarda l’inserimento delle “query”, in particolare, è consigliabile selezionarne almeno un paio, di cui una gestibile dall’utente finale.

Altrettanto importante è la sezione Parameters, da gestire indicando il nome del parametro (Name), l’etichetta del campo del parametro (Label), i valori del parametro (Value Type), il tipo di selezione del parametro (Display Type), il Mandatory e se rendere o meno visibile il parametro inserito (Hidden).

Per rendere significativa la lista dei dati da analizzare nella creazione di un report con Pentaho Report Designer si può ricorrere allo strumento di creazione dei gruppi offerto dalla suite. Con la funzione Groups è infatti possibile organizzare lunghe liste di dati ed eseguire su di esse operazioni come l’aggregazione o il calcolo di somme e medie, proprio come Excel. Chi lo desidera può anche disporre di un report visivo attraverso la funzione chart, ossia la creazione di un grafico di diverso tipo, come ad esempio quello a barre.

L’importanza dell’esperto

Sono sicuro che dopo aver letto questa guida, riuscirete a creare il vostro primo report con Pentaho e capire quanto sia importante l’analisi dei dati al giorno d’oggi.

Tuttavia, utilizzare una suite per l’analisi dei Big Data come Pentaho può risultare difficile per i novizi, specie in un contesto aziendale. Chi vuole ricevere una formazione per l’utilizzo di Pentaho o semplicemente far affidamento su un servizio di assistenza, può rivolgersi ad esperti del settore e professionisti.